Cách lập To-do list hiệu quả để hoàn thành mọi mục tiêu
Bằng cách lập to-do list, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch của mình và đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
Dù bạn là người theo chủ nghĩa hành động, luôn nhiệt huyết hay một procrastinator - người hay overthinking và trì hoãn, thì một điều mình nhận ra được sau gần 8 năm quan sát và đảm nhận các vị trí như Team Leader, Head of Branch, Project Manager, General Manager, To-do list - vẫn là một công cụ tuy đơn giản nhưng lại có sức mạnh tạo ra kết quả rất lớn.
Trong bài viết này, mình muốn cùng các bạn thảo luận về lợi ích của việc sử dụng To-do list và recommend các tip để các bạn có thể áp dụng trong công việc và cuộc sống.
Tại sao nên sử dụng To-do list?
Trong thế giới hiện đại, chúng ta được tiếp xúc với một lượng thông tin khổng lồ mỗi ngày. Từ mạng xã hội, email, tin nhắn, đến các trang web, ứng dụng giải trí,... mọi thứ đều sẵn sàng để thu hút sự chú ý của chúng ta.
Sự bùng nổ của công nghệ đã khiến chúng ta trở nên dễ dàng bị xao nhãng hơn bao giờ hết. Khi chúng ta đang làm việc, một thông báo điện thoại hay một tin nhắn mới có thể khiến chúng ta mất tập trung trong vài phút, thậm chí là vài giờ. Sự xao lãng này không chỉ khiến chúng ta khó hoàn thành công việc mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần.
Khi chúng ta không thể tập trung vào một việc nào đó, chúng ta sẽ cảm thấy lo lắng, căng thẳng và mệt mỏi.
Ngoài ra, sự xao lãng cũng khiến chúng ta chỉ muốn tiêu thụ những nội dung ngắn, dễ dàng tiếp cận. Chúng ta thường không có đủ thời gian hoặc kiên nhẫn để đọc những bài viết dài, xem những bộ phim hay nghe những bản nhạc dài.
Điều này dẫn đến việc chúng ta tiếp thu được ít thông tin hơn và thiếu hiểu biết về thế giới xung quanh. Vậy nên, chúng ta cần một công cụ thiết yếu cho việc quản lý các công việc và ưu tiên nhiệm vụ cho cả cá nhân và team.
➥ Dưới đây là một vài lợi ích của việc sử dụng danh sách việc cần làm:
Tăng năng suất: Bằng cách tạo danh sách việc cần làm vào đầu mỗi ngày hoặc mỗi tuần, bạn có thể xác định các urgent tasks- nhiệm vụ cấp bách nhất và giải quyết chúng trước tiên thay vì lãng phí thời gian cho những việc ít quan trọng hơn.
Tập trung vào những right things - việc đúng nghĩa sẽ giúp bạn hoàn thành các dự án nhanh hơn thay vì lãng phí thời gian cho những thứ không liên quan.
Tiết kiệm thời gian: Việc tạo danh sách việc cần làm nghĩa là bạn luôn biết mình cần làm gì và khi nào, giúp bạn tiết kiệm thời gian phải suy nghĩ về các bước tiếp theo. Hãy phác thảo thời gian dự kiến và thực tế cho mỗi nhiệm vụ để tối ưu hóa kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
Giảm căng thẳng: Danh sách việc cần làm cung cấp một lộ trình rõ ràng cho các mục tiêu của bạn. Dọn dẹp môi trường làm việc và sắp xếp tất cả các công việc gọn gàng mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn, chủ động hơn đối với khối lượng công việc của mình.
Teamwork tốt hơn: Bằng cách lên một To-do list với team khi làm một dự án, bạn có thể điều phối các nhiệm vụ, phân công trách nhiệm và qua đó mọi người có thể chủ động biết về tiến độ, vấn đề ở đâu để support nhau. Tip quản lý dự án này giúp cải thiện giao tiếp và giảm bớt sự nhầm lẫn giữa các thành viên trong nhóm rất là tốt. Mình thấy có rất nhiều ứng dụng mà các bạn làm Lead team hoặc dự án có thể tham khảo: Notion, ClickUp, Microsoft Project, Trello,…
Tăng động lực: Khi chúng ta hoàn thành một nhiệm vụ, chúng ta cảm thấy hài lòng và tự hào với bản thân. Cảm giác này có thể giúp chúng ta duy trì động lực và tập trung vào các mục tiêu tiếp theo của mình.
4 TIP ĐỂ LÀM TO-DO LIST HIỆU QUẢ
To-do list chỉ thực sự giúp bạn tăng năng suất khi bạn dùng nó đúng cách. Dưới đây là một vài tip để tạo To-do list "chịu work" cho bạn:
Xét cả các việc phụ thuộc: Mọi To-do list hiệu quả đều bắt đầu với brainstorming. Bạn sẽ phải cân nhắc tất cả những việc bạn hy vọng đạt được trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một ngày hoặc một tuần). Để chuẩn bị tốt hơn, hãy xác định các nhiệm vụ phụ và tính phụ thuộc giữa các việc.
Ví dụ:
- Việc thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu và viết báo cáo đều là những bước cần thiết để hoàn thành dự án marketing. Tuy nhiên, chúng có thể được thực hiện độc lập với nhau.
- Việc đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, mua bảo hiểm du lịch và xin visa đều là những việc cần làm để chuẩn bị cho chuyến du lịch. Tuy nhiên, chúng phải được thực hiện theo một trình tự nhất định.
-Việc ôn tập kiến thức, làm bài tập và giải đề thi đều là những việc cần làm để chuẩn bị cho kỳ thi. Tuy nhiên, chúng có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào khả năng và sở thích của mỗi người.
Khi lập danh sách việc cần làm, bạn nên xác định các nhiệm vụ phụ và tính phụ thuộc giữa các việc để có thể phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý.
Ưu tiên: Sau khi viết ra tất cả các việc, hãy "vẽ mốc thời gian" cho từng mục, cân nhắc độ quan trọng và thời hạn của chúng. Tách riêng các việc cần giải quyết ngay lập tức (gấp) khỏi những việc quan trọng nhưng có thể làm sau (không quá gấp).
Ví dụ:
Việc cần giải quyết ngay lập tức (gấp):
Bài thuyết trình của bạn sắp diễn ra trong 2 ngày.
Khách hàng của bạn đang gặp vấn đề với sản phẩm của bạn.
Bạn cần gửi email quan trọng cho sếp của mình trước 11 giờ sáng nay.
Việc quan trọng nhưng có thể làm sau (không quá gấp):
Hoàn thành báo cáo hàng tháng.
Lên kế hoạch cho chuyến du lịch của bạn.
Viết bài blog mới cho trang web của bạn.
Lưu ý:
Mốc thời gian có thể là thời hạn cụ thể, chẳng hạn như ngày tháng hoặc giờ phút. Nó cũng có thể là một phạm vi thời gian, chẳng hạn như "trong tuần này" hoặc "trong tháng tới".
Độ quan trọng của một nhiệm vụ có thể được đánh giá dựa trên một số yếu tố, chẳng hạn như tác động của nhiệm vụ đối với mục tiêu của bạn, tầm quan trọng của nhiệm vụ đối với người khác hoặc mức độ phức tạp của nhiệm vụ.
Việc ưu tiên các nhiệm vụ của bạn sẽ giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất và tránh bị quá tải.
Chia nhỏ : Việc lớn có thể khiến bạn choáng ngợp. Hãy chia chúng thành những việc nhỏ, dễ quản lý hơn.
Ví dụ:
Việc lớn: Hoàn thành dự án mới của công ty.
Việc nhỏ:
Tìm hiểu về yêu cầu của dự án.
Lập kế hoạch dự án.
Tìm kiếm các nguồn lực cần thiết.
Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của dự án.
Việc chia nhỏ các nhiệm vụ lớn sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung và bắt tay vào thực hiện. Khi bạn nhìn thấy mình đã hoàn thành một việc nhỏ, bạn sẽ cảm thấy tự tin và động lực hơn để tiếp tục.
➥ Dưới đây là một số mẹo để chia nhỏ các nhiệm vụ một cách hiệu quả:
Xác định các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Lập danh sách các bước này và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước.
Sắp xếp các bước theo thứ tự hợp lý.
Cụ thể, chi tiết: Tạo các việc rõ ràng để đảm bảo bạn biết cần làm gì cho từng mục. Ví dụ:
- Thay vì "gọi điện cho khách hàng", hãy thử "gọi điện cho khách hàng A để xác nhận đơn hàng".
- Thay vì "xem phim", hãy thử "xem phim "The Batman" trên Netflix".
- Thay vì "dọn dẹp nhà", hãy thử "lau sàn nhà, quét nhà và giặt giũ".
Bonus:
Dùng app/web quản lý to-do list để tiện theo dõi và nhắc nhở.
Nói "không" với những việc không thực sự cần thiết - hãy tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất.
Tham khảo thêm: